sunshine1104
05-09-2018, 05:34
Thất lạc hồ sơ đó là cách mà VC đang sử dụng nếu không muốn dính líu vào vụ việc Trịnh Xuân Thanh. Hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh, bà Trần Vũ Quỳnh Anh, bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bất ngờ "thất lạc" mà không t́m được nguyên nhân.
Theo quy định về lưu trữ, hồ sơ bổ nhiệm cán bộ đóng dấu mật, tài liệu quy hoạch cũng được bảo quản có thời hạn, nhưng thời gian qua khi xảy ra một số sự việc cần thiết "truy" văn bản th́ đơn vị liên quan thông báo "tài liệu đă thất lạc".
Mất hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh
Trong cuộc họp báo thường kỳ tổ chức hồi tháng 8/2017, lần đầu tiên, Thứ trưởng Nội vụ Nguyễn Trọng Thừa thông tin về việc hồ sơ gốc bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (năm 2015) bị thất lạc.
Ông Thừa cho biết, cơ quan này nhận được 2 bộ hồ sơ có dấu đỏ đề nghị phê chuẩn chức danh Phó chủ tịch tỉnh Hậu Giang đối với ông Trịnh Xuân Thanh. “Tuy nhiên, hiện Bộ chỉ c̣n giữ một bản, c̣n một bản có đóng dấu công văn đến lưu văn thư th́ thất lạc", ông Thừa nói.
http://intermati.com/forum/attachment.php?attac hmentid=1215736&stc=1&d=1525843995
Hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (năm 2015) hiện được đại diện Bộ Nội vụ thông báo là đă thất lạc. Ảnh: TTXVN
Sau đó ba tháng, tại cuộc họp báo do Văn pḥng Chính phủ tổ chức, Thứ trưởng Nội vụ Nguyễn Duy Thăng tiếp tục nhận được câu hỏi của báo chí về vấn đề trên. Ông cho hay, Ủy ban Kiểm tra Trung ương khi kết luận các việc liên quan đến Trịnh Xuân Thanh đă nêu Bộ Nội vụ xét thấy cần thiết, mời công an vào điều tra vụ thất lạc hồ sơ này.
"Trên cơ sở điều tra của Bộ Công an, tôi nghĩ các cơ quan có thẩm quyền cần kết luận rơ ràng: Mất hồ sơ v́ lư do ǵ? Trong hồ sơ có các tài liệu thành phần, ư kiến tŕnh của cơ quan tham mưu, ư kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền... Hiện giờ hồ sơ thất lạc nên rất khó đánh giá", ông Thăng nói.
Nửa tháng sau, tại cuộc họp báo quư của Bộ Nội vụ, ông Thăng thông tin chi tiết hơn về sự việc. Đó là vào tháng 6/2016, sau khi bầu cử đại biểu Quốc hội và HĐND các địa phương xong, dư luận nêu việc ông Trịnh Xuân Thanh - Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang đi xe tư nhân gắn biển xanh. Lúc bấy giờ, các cơ quan chức năng đă vào cuộc để làm rơ một số vấn đề liên quan đến ông này.
"Hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh do Vụ chính quyền địa phương xử lư. Tại thời điểm tháng 6/2016, tôi không phụ trách Vụ Chính quyền địa phương mà do một lănh đạo khác của Bộ. Khi có sự việc như trên, tôi đề xuất Bộ trưởng yêu cầu Vụ Chính quyền địa phương báo cáo lại về hồ sơ đó để xem bút tích phê như thế nào, đề xuất về trường hợp này ra sao. Tuy nhiên, Vụ đă báo là không t́m thấy", ông Thăng nói và cho biết Bộ Nội vụ đang đề nghị Bộ Công an điều tra.
Hiện Bộ Nội vụ chưa thông tin với báo giới về kết quả xử lư sự việc trên.
Trước đó tháng 5/2015, ông Trịnh Xuân Thanh từ Vụ trưởng, Ban đổi mới doanh nghiệp Bộ Công Thương được chuyển công tác, bầu bổ sung làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang. Ông này đă trải qua nhiều vị trí lănh đạo ở Tổng công ty Xây lắp dầu khí Việt Nam (PVC), ngành công thương và UBND tỉnh Hậu Giang trước khi bị khởi tố, xét xử theo quy định pháp luật.
Hồ sơ bà Trần Vũ Quỳnh Anh được bàn giao không đúng quy định
Liên quan đến vụ bổ nhiệm thần tốc bà Trần Vũ Quỳnh Anh - nguyên Trưởng pḥng quản lư nhà và thị trường bất động sản, Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hoá, quá tŕnh bổ nhiệm bà này được xác định có nhiều sai phạm, nhưng thanh tra gặp khó khăn do hồ sơ công chức của bà không lưu lại cơ quan.
Theo kết luận của UBND tỉnh Thanh Hoá, ngày 20/9/2016, bà Trần Vũ Quỳnh Anh có đơn xin thôi việc tự nguyện. Ba ngày sau, Giám đốc Sở Xây dựng ra quyết định cho bà Quỳnh Anh thôi việc song không báo cáo Sở Nội vụ.
Lư do hồ sơ công chức gốc của bà Quỳnh Anh không c̣n lưu tại Sở Xây dựng được đưa ra là, ngày 23/9/2016, Chánh văn pḥng Sở Xây dựng đă bàn giao cho bà Trần Vũ Quỳnh Anh khi bà nhận quyết định thôi việc.
“Việc Giám đốc Sở Xây dựng quản lư không chặt chẽ, để Chánh Văn pḥng Sở giao hồ sơ công chức cho bà Quỳnh Anh khi thôi việc là không đúng quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê và quản lư hồ sơ công chức”, kết luận thanh tra của tỉnh Thanh Hóa nêu.
Bà Quỳnh Anh tốt nghiệp cử nhân tin học (hệ tại chức), đầu năm 2011, bà được nhận vào làm hợp đồng tại Trung tâm Kiểm định chất lượng của Sở Xây dựng Thanh Hóa (không qua thi tuyển). Năm 2012, bà Quỳnh Anh được điều về pḥng Quản lư nhà và thị trường bất động sản của sở này và đến tháng 4/2015 được bổ nhiệm làm phó trưởng pḥng. Chỉ 6 tháng sau, bà Quỳnh Anh được bổ nhiệm làm trưởng pḥng...
Bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc
Chuyện "bản đồ thất lạc" làm nóng dư luận suốt tuần qua bắt nguồn từ việc Chánh văn pḥng UBND TP HCM Vơ Văn Hoan nói trong cuộc họp báo rằng "bản đồ quy hoạch tổng thể Khu đô thị Thủ Thiêm 1/5.000 chưa t́m thấy trong hồ sơ lưu chứ không phải không có, thành phố đang chỉ đạo phải truy t́m bằng được".
Ông Nguyễn Hồng Điệp (Vụ trưởng, Trưởng Ban tiếp dân Trung ương - Thanh tra Chính phủ) lại cho rằng không có chuyện bản đồ bị thất lạc. Ông cũng khuyên UBND TP HCM nên trả lời thẳng thắn với người dân khiếu kiện là "không có bản đồ quy hoạch 1/5.000 khu đô thị Thủ Thiêm" và giải quyết thoả đáng lợi ích, quyền lợi của họ.
Trong khi đó, theo Thứ trưởng Bộ Xây dựng Lê Quang Hùng, quy hoạch Thủ Thiêm có nhiều bản đồ và lâu nay việc triển khai dự án, xác định ranh giới, thu hồi mặt bằng... của khu đô thị Thủ Thiêm đều thực hiện trên quy hoạch chung được phê duyệt năm 2005; điều này được hiểu là quy hoạch năm 1996 về pháp lư đă được thay thế bởi quy hoạch chung năm 2005.
http://intermati.com/forum/attachment.php?attac hmentid=1215737&stc=1&d=1525843995
Bản đồ quy hoạch tổng mặt bằng Khu đô thị Thủ Thiêm lập năm 1995 (một trong 13 bản đồ TP HCM tŕnh Thủ tướng) được ông Thanh lưu giữ. Ảnh: Hữu Nguyên.
Diễn biến mới nhất, ông Vơ Viết Thanh - Phó chủ tịch UBND TP HCM giai đoạn 1992-1995, Chủ tịch TP giai đoạn 1996 đến 2001 và là người trực tiếp báo cáo Thủ tướng Vơ Văn Kiệt về quy hoạch dự án Khu đô thị mới Thủ Thiêm cho biết Thủ tướng đă kư Quyết định 367 ngày 4/6/1996 phê duyệt quy hoạch khu đô thị Thủ Thiêm.
Theo ông Thanh, trước khi tŕnh Thủ tướng, TP HCM đă chuẩn bị đồ án rất kỹ trong nhiều năm, làm bản đồ tỷ lệ 1/5.000, tất cả là 13 cái, kèm đồ án để tŕnh Chính phủ...
"Khi tôi tŕnh bày đồ án, nếu Thủ tướng không đồng ư cái ǵ th́ chỉ đạo bằng văn bản, chứ không kư vào bản đồ. Thủ tướng cũng đâu có biểu thành phố làm bản đồ khác để kư riêng. Bây giờ t́m đâu cho ra cái bản đồ kèm Quyết định 367 mà trả lời ấp úng với người dân", ông Thanh nói và cho rằng do cán bộ thành phố không hiểu quy tŕnh hành chính thời đó, hoặc không thông thạo thủ tục, nên nói không chính xác, gây hiểu lầm trong dư luận.
Như vậy, xung quanh câu chuyện bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc đang có nhiều ư kiến khác nhau và chưa có kết luận cuối cùng
Hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Nhà nước được lưu trữ như thế nào?
Về các sự việc trên, một nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ, từng phụ trách lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho hay, theo quy định năm 2012 về chế độ báo cáo và quản lư hồ sơ công chức th́ loại tài liệu này được quản lư theo chế độ tài liệu mật. Khi người có thẩm quyền quản lư hồ sơ đồng ư bằng văn bản, hồ sơ cán bộ công chức mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác.
Việc bảo quản hồ sơ công chức cũng được quy định rơ về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, gồm tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ, bàn ghế, máy điều ḥa, máy hút ẩm, máy hút bụi,... để bảo đảm các tài liệu này được lưu giữ lâu dài.
Định kỳ hàng tháng, hàng quư hoặc đột xuất, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra t́nh trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản. Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính th́ cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.
Ngày 30/1 hàng năm, các đơn vị quản lư hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm báo cáo công tác quản lư hồ sơ với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền. Tiếp đó, ngày 15/2, các bộ, ngành, tỉnh báo cáo nội dung này về Bộ Nội vụ để Bộ tổng hợp báo cáo Thủ tướng.
"Hồ sơ bổ nhiệm của Trịnh Xuân Thanh là hồ sơ nhân sự, được lưu trữ theo chế độ bảo mật, thời gian có thể lên đến 70 năm. Với những quy định chặt chẽ nói trên th́ không dễ dàng bị mất hay thất lạc. V́ vậy, phải xác định những người có liên quan, nếu không t́m được th́ phải xử lư theo quy định của pháp luật", vị nguyên lănh đạo Bộ Nội vụ cho biết.
Ngoài ra, theo ông, việc Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hóa giải tŕnh hồ sơ của cô Trần Vũ Quỳnh Anh đă được trả lại cho cô này khi nghỉ việc là sai quy định, phải xem xét xử lư.
Về tài liệu quy hoạch Thủ Thiêm, vị này cho rằng, đây là tài liệu bảo quản có thời hạn, lưu trữ ở cơ quan. Khi hết thời hạn bảo quản th́ tài liệu này sẽ được thống kê tŕnh Hội đồng xác định giá trị để quyết định tiếp tục giữ lại để bảo quản hay loại ra tiêu huỷ. Tuy nhiên, việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
"Muốn hủy tài liệu hết giá trị phải có quyết định thành lập Hội đồng, lên danh mục tài liệu hết giá trị; tờ tŕnh và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, văn bản cho ư kiến của cơ quan có thẩm quyền...", ông nói và cho biết hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị cũng phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
V́ vậy, theo ông, nếu nói bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc th́ phải truy người có trách nhiệm; nói bản đồ này đă được thay thế bằng bản đồ năm 2005 như Thứ trưởng Xây dựng cũng phải có các văn bản, quyết định chứng minh.
"Bản đồ này c̣n hay mất, hay đă được tiêu hủy, cần phải làm rơ", ông nêu quan điểm.
Theo quy định về lưu trữ, hồ sơ bổ nhiệm cán bộ đóng dấu mật, tài liệu quy hoạch cũng được bảo quản có thời hạn, nhưng thời gian qua khi xảy ra một số sự việc cần thiết "truy" văn bản th́ đơn vị liên quan thông báo "tài liệu đă thất lạc".
Mất hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh
Trong cuộc họp báo thường kỳ tổ chức hồi tháng 8/2017, lần đầu tiên, Thứ trưởng Nội vụ Nguyễn Trọng Thừa thông tin về việc hồ sơ gốc bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (năm 2015) bị thất lạc.
Ông Thừa cho biết, cơ quan này nhận được 2 bộ hồ sơ có dấu đỏ đề nghị phê chuẩn chức danh Phó chủ tịch tỉnh Hậu Giang đối với ông Trịnh Xuân Thanh. “Tuy nhiên, hiện Bộ chỉ c̣n giữ một bản, c̣n một bản có đóng dấu công văn đến lưu văn thư th́ thất lạc", ông Thừa nói.
http://intermati.com/forum/attachment.php?attac hmentid=1215736&stc=1&d=1525843995
Hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (năm 2015) hiện được đại diện Bộ Nội vụ thông báo là đă thất lạc. Ảnh: TTXVN
Sau đó ba tháng, tại cuộc họp báo do Văn pḥng Chính phủ tổ chức, Thứ trưởng Nội vụ Nguyễn Duy Thăng tiếp tục nhận được câu hỏi của báo chí về vấn đề trên. Ông cho hay, Ủy ban Kiểm tra Trung ương khi kết luận các việc liên quan đến Trịnh Xuân Thanh đă nêu Bộ Nội vụ xét thấy cần thiết, mời công an vào điều tra vụ thất lạc hồ sơ này.
"Trên cơ sở điều tra của Bộ Công an, tôi nghĩ các cơ quan có thẩm quyền cần kết luận rơ ràng: Mất hồ sơ v́ lư do ǵ? Trong hồ sơ có các tài liệu thành phần, ư kiến tŕnh của cơ quan tham mưu, ư kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền... Hiện giờ hồ sơ thất lạc nên rất khó đánh giá", ông Thăng nói.
Nửa tháng sau, tại cuộc họp báo quư của Bộ Nội vụ, ông Thăng thông tin chi tiết hơn về sự việc. Đó là vào tháng 6/2016, sau khi bầu cử đại biểu Quốc hội và HĐND các địa phương xong, dư luận nêu việc ông Trịnh Xuân Thanh - Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang đi xe tư nhân gắn biển xanh. Lúc bấy giờ, các cơ quan chức năng đă vào cuộc để làm rơ một số vấn đề liên quan đến ông này.
"Hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh do Vụ chính quyền địa phương xử lư. Tại thời điểm tháng 6/2016, tôi không phụ trách Vụ Chính quyền địa phương mà do một lănh đạo khác của Bộ. Khi có sự việc như trên, tôi đề xuất Bộ trưởng yêu cầu Vụ Chính quyền địa phương báo cáo lại về hồ sơ đó để xem bút tích phê như thế nào, đề xuất về trường hợp này ra sao. Tuy nhiên, Vụ đă báo là không t́m thấy", ông Thăng nói và cho biết Bộ Nội vụ đang đề nghị Bộ Công an điều tra.
Hiện Bộ Nội vụ chưa thông tin với báo giới về kết quả xử lư sự việc trên.
Trước đó tháng 5/2015, ông Trịnh Xuân Thanh từ Vụ trưởng, Ban đổi mới doanh nghiệp Bộ Công Thương được chuyển công tác, bầu bổ sung làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang. Ông này đă trải qua nhiều vị trí lănh đạo ở Tổng công ty Xây lắp dầu khí Việt Nam (PVC), ngành công thương và UBND tỉnh Hậu Giang trước khi bị khởi tố, xét xử theo quy định pháp luật.
Hồ sơ bà Trần Vũ Quỳnh Anh được bàn giao không đúng quy định
Liên quan đến vụ bổ nhiệm thần tốc bà Trần Vũ Quỳnh Anh - nguyên Trưởng pḥng quản lư nhà và thị trường bất động sản, Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hoá, quá tŕnh bổ nhiệm bà này được xác định có nhiều sai phạm, nhưng thanh tra gặp khó khăn do hồ sơ công chức của bà không lưu lại cơ quan.
Theo kết luận của UBND tỉnh Thanh Hoá, ngày 20/9/2016, bà Trần Vũ Quỳnh Anh có đơn xin thôi việc tự nguyện. Ba ngày sau, Giám đốc Sở Xây dựng ra quyết định cho bà Quỳnh Anh thôi việc song không báo cáo Sở Nội vụ.
Lư do hồ sơ công chức gốc của bà Quỳnh Anh không c̣n lưu tại Sở Xây dựng được đưa ra là, ngày 23/9/2016, Chánh văn pḥng Sở Xây dựng đă bàn giao cho bà Trần Vũ Quỳnh Anh khi bà nhận quyết định thôi việc.
“Việc Giám đốc Sở Xây dựng quản lư không chặt chẽ, để Chánh Văn pḥng Sở giao hồ sơ công chức cho bà Quỳnh Anh khi thôi việc là không đúng quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê và quản lư hồ sơ công chức”, kết luận thanh tra của tỉnh Thanh Hóa nêu.
Bà Quỳnh Anh tốt nghiệp cử nhân tin học (hệ tại chức), đầu năm 2011, bà được nhận vào làm hợp đồng tại Trung tâm Kiểm định chất lượng của Sở Xây dựng Thanh Hóa (không qua thi tuyển). Năm 2012, bà Quỳnh Anh được điều về pḥng Quản lư nhà và thị trường bất động sản của sở này và đến tháng 4/2015 được bổ nhiệm làm phó trưởng pḥng. Chỉ 6 tháng sau, bà Quỳnh Anh được bổ nhiệm làm trưởng pḥng...
Bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc
Chuyện "bản đồ thất lạc" làm nóng dư luận suốt tuần qua bắt nguồn từ việc Chánh văn pḥng UBND TP HCM Vơ Văn Hoan nói trong cuộc họp báo rằng "bản đồ quy hoạch tổng thể Khu đô thị Thủ Thiêm 1/5.000 chưa t́m thấy trong hồ sơ lưu chứ không phải không có, thành phố đang chỉ đạo phải truy t́m bằng được".
Ông Nguyễn Hồng Điệp (Vụ trưởng, Trưởng Ban tiếp dân Trung ương - Thanh tra Chính phủ) lại cho rằng không có chuyện bản đồ bị thất lạc. Ông cũng khuyên UBND TP HCM nên trả lời thẳng thắn với người dân khiếu kiện là "không có bản đồ quy hoạch 1/5.000 khu đô thị Thủ Thiêm" và giải quyết thoả đáng lợi ích, quyền lợi của họ.
Trong khi đó, theo Thứ trưởng Bộ Xây dựng Lê Quang Hùng, quy hoạch Thủ Thiêm có nhiều bản đồ và lâu nay việc triển khai dự án, xác định ranh giới, thu hồi mặt bằng... của khu đô thị Thủ Thiêm đều thực hiện trên quy hoạch chung được phê duyệt năm 2005; điều này được hiểu là quy hoạch năm 1996 về pháp lư đă được thay thế bởi quy hoạch chung năm 2005.
http://intermati.com/forum/attachment.php?attac hmentid=1215737&stc=1&d=1525843995
Bản đồ quy hoạch tổng mặt bằng Khu đô thị Thủ Thiêm lập năm 1995 (một trong 13 bản đồ TP HCM tŕnh Thủ tướng) được ông Thanh lưu giữ. Ảnh: Hữu Nguyên.
Diễn biến mới nhất, ông Vơ Viết Thanh - Phó chủ tịch UBND TP HCM giai đoạn 1992-1995, Chủ tịch TP giai đoạn 1996 đến 2001 và là người trực tiếp báo cáo Thủ tướng Vơ Văn Kiệt về quy hoạch dự án Khu đô thị mới Thủ Thiêm cho biết Thủ tướng đă kư Quyết định 367 ngày 4/6/1996 phê duyệt quy hoạch khu đô thị Thủ Thiêm.
Theo ông Thanh, trước khi tŕnh Thủ tướng, TP HCM đă chuẩn bị đồ án rất kỹ trong nhiều năm, làm bản đồ tỷ lệ 1/5.000, tất cả là 13 cái, kèm đồ án để tŕnh Chính phủ...
"Khi tôi tŕnh bày đồ án, nếu Thủ tướng không đồng ư cái ǵ th́ chỉ đạo bằng văn bản, chứ không kư vào bản đồ. Thủ tướng cũng đâu có biểu thành phố làm bản đồ khác để kư riêng. Bây giờ t́m đâu cho ra cái bản đồ kèm Quyết định 367 mà trả lời ấp úng với người dân", ông Thanh nói và cho rằng do cán bộ thành phố không hiểu quy tŕnh hành chính thời đó, hoặc không thông thạo thủ tục, nên nói không chính xác, gây hiểu lầm trong dư luận.
Như vậy, xung quanh câu chuyện bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc đang có nhiều ư kiến khác nhau và chưa có kết luận cuối cùng
Hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Nhà nước được lưu trữ như thế nào?
Về các sự việc trên, một nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ, từng phụ trách lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho hay, theo quy định năm 2012 về chế độ báo cáo và quản lư hồ sơ công chức th́ loại tài liệu này được quản lư theo chế độ tài liệu mật. Khi người có thẩm quyền quản lư hồ sơ đồng ư bằng văn bản, hồ sơ cán bộ công chức mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác.
Việc bảo quản hồ sơ công chức cũng được quy định rơ về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, gồm tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ, bàn ghế, máy điều ḥa, máy hút ẩm, máy hút bụi,... để bảo đảm các tài liệu này được lưu giữ lâu dài.
Định kỳ hàng tháng, hàng quư hoặc đột xuất, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra t́nh trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản. Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính th́ cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.
Ngày 30/1 hàng năm, các đơn vị quản lư hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm báo cáo công tác quản lư hồ sơ với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền. Tiếp đó, ngày 15/2, các bộ, ngành, tỉnh báo cáo nội dung này về Bộ Nội vụ để Bộ tổng hợp báo cáo Thủ tướng.
"Hồ sơ bổ nhiệm của Trịnh Xuân Thanh là hồ sơ nhân sự, được lưu trữ theo chế độ bảo mật, thời gian có thể lên đến 70 năm. Với những quy định chặt chẽ nói trên th́ không dễ dàng bị mất hay thất lạc. V́ vậy, phải xác định những người có liên quan, nếu không t́m được th́ phải xử lư theo quy định của pháp luật", vị nguyên lănh đạo Bộ Nội vụ cho biết.
Ngoài ra, theo ông, việc Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hóa giải tŕnh hồ sơ của cô Trần Vũ Quỳnh Anh đă được trả lại cho cô này khi nghỉ việc là sai quy định, phải xem xét xử lư.
Về tài liệu quy hoạch Thủ Thiêm, vị này cho rằng, đây là tài liệu bảo quản có thời hạn, lưu trữ ở cơ quan. Khi hết thời hạn bảo quản th́ tài liệu này sẽ được thống kê tŕnh Hội đồng xác định giá trị để quyết định tiếp tục giữ lại để bảo quản hay loại ra tiêu huỷ. Tuy nhiên, việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
"Muốn hủy tài liệu hết giá trị phải có quyết định thành lập Hội đồng, lên danh mục tài liệu hết giá trị; tờ tŕnh và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, văn bản cho ư kiến của cơ quan có thẩm quyền...", ông nói và cho biết hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị cũng phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
V́ vậy, theo ông, nếu nói bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc th́ phải truy người có trách nhiệm; nói bản đồ này đă được thay thế bằng bản đồ năm 2005 như Thứ trưởng Xây dựng cũng phải có các văn bản, quyết định chứng minh.
"Bản đồ này c̣n hay mất, hay đă được tiêu hủy, cần phải làm rơ", ông nêu quan điểm.