Mẹo biến Gmail thông minh hơn

- Gmail có nhiều tính năng thông minh nhưng đôi khi người dùng chưa thể khám phá hết. Dưới đây là một số cách làm cho Gmail trở nên thông minh hơn cũng như tiết kiệm nhiều thời gian cho chính người sử dụng.

Sử dụng các phím tắt

Để tiết kiệm thời gian, người dùng nên biết các phím tắt để truy cập nhanh tới các chức năng trong Gmail.

Phím tắt

Tác vụcSoạn thư mới + c + cSoạn thư trong cửa sổ mới./Đặt con trỏ trong ô tìm kiếm.kChuyển tới cuộc hội thoại mới hơnjChuyển tới cuộc hội thoại cũ hơnnChuyển tới thư tiếp theopChuyển tới thư trước đóeLưu trữ cuộc hội thoại của bạn từ mọi chế độ xem.xTự động kiểm tra và chọn cuộc hội thoại để bạn có thể lưu trữ, gắn nhãn hoặc chọn một tác vụ từ trình đơn thả xuống để áp dụng cho cuộc hội thoại đó.sThêm hoặc xoá dấu sao cho thư hoặc cuộc hội thoại như một biểu tượng đặc biệt.!Đánh dấu thư là spam và xoá thư khỏi danh sách cuộc hội thoại của bạn.rTrả lời thư của người gửiaTrả lời tất cảfChuyển tiếp thư+ sLưu thư nháp # Chuyển cuộc hội thoại tới Thùng rác.l Mở trình đơn Nhãn để gắn nhãn cuộc hội thoại.v Chuyển cuộc hội thoại từ hộp thư đến tới nhãn khác, Spam hoặc Thùng rác.+ iĐánh dấu thư 'đã đọc' và bỏ qua đến thư tiếp theo.+ uĐánh dấu thư 'chưa đọc' do đó bạn có thể quay trở lại thư sau.[Lưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại trước đó]Lưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theoqChuyển con trỏ tới tìm kiếm trò chuyệnyTự động xoá thư hoặc cuộc hội thoại khỏi chế độ xem hiện tại ?Hiển thị trợ giúp phím tắt

Sử dụng các tổ hợp phím sau để điều hướng qua Gmail

Phím tắt

Tác vụsau đó

Sau khi soạn thư của bạn, sử dụng tổ hợp này để tự động gửi thư. (Được hỗ trợ trong Internet Explorer và Firefox, trên Windows.)y sau đó oLưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theog sau đó aĐi đến 'Tất cả thư'g sau đó sĐi đến 'Cuộc hội thoại gắn dấu sao'g sau đó cĐi đến 'Danh sách liên hệ'g sau đó dĐi đến 'Thư nháp'g sau đó iĐi đến 'Hộp thư đến'g sau đó tĐi đến 'Thư đã gửi'* sau đó aChọn tất cả* sau đó nKhông chọn thư nào* sau đó rChọn thư đã đọc* sau đó uChọn thư chưa đọc* sau đó sChọn thư gắn dấu sao* sau đó tChọn thư không gắn dấu sao

Đăng nhập vào nhiều tài khoản cùng một lúc

Nếu người dùng có nhiều tải khoản gmail cùng một lúc và muốn mở đồng thời trên một máy tính, đơn giản người dùng chỉ cần truy cập vào trang Google accounts, đăng nhập tài khoản Google. Ở phần Security, nhấp chuột vào nút “Edit” của Multiple sign-in.

Ở trang tiếp theo, chọn o*n và tích vào ba hộp chọn bên dưới. Sau đó chọn nút “Save” (lưu lại).

Khi tính năng này được kích hoạt, bạn sẽ thấy một trình đơn dọc bên cạnh địa chỉ email ở đầu trang. Bạn có thể chuyển sang tài khoản khác bằng cách kéo trình đơn này xuống và nhấp chuột chọn.

Truy cập Gmail không nối mạng (offline)

Người dùng có thể đọc email, soạn thư trả lời, tổ chức, quản lý email của họ mà không cần kết nối Internet. Nghĩa là bạn có thể làm mọi thao tác trên tài khoản Gmail trừ việc nhận và gửi email mới. Để sử dụng được chức năng này, người dùng cần tải ứng dụng Offline Gmail tại đây.

Khôi phục lại những Contact bị xóa

Để khôi phục lại những Contact vô tình mới xóa đi, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau: Đăng nhập vào Gmail và kích vào Contacts nằm ở góc trên bên trái. Tiếp theo kích vào menu “More actions…”, một cửa sổ dọc mở ra và bạn chọn vào “Restore contacts…” và khoảng thời gian cần khôi phục. Sau đó kích vào “Restore”.

Lên lịch để gửi email

Right Inbox là một chương trình mở rộng dành cho trình duyệt Chrome và Firefox, cho phép người dùng lên lịch trình để gửi các email chuyển đi với một thời gian cụ thể. Người dùng có thể sử dụng tính năng này bằng cách tải Right Inbox về và cài đặt trên máy.

Gửi email với số lượng lớn cùng một lúc

Bạn muốn gửi thư mời bạn bè, đối tác đến một bữa tiệc hay sự kiện nào đó của mình, tuy nhiên có một số yếu tố cần thay đổi với từng người nhận, chẳng hạn như tên người nhận thay đổi.

Mail Merge có thể giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian để gửi đi các thông điệp email cá nhân tới nhiều người cùng một lúc.

Lựa chọn 1: Người dùng có thể kết nối tài khoản Gmail với Outlook và sau đó sử dụng tính năng Mail Merge của ứng dụng Microsoft Office Word để gửi khối lượng lớn tin nhắn email thông qua Gmail nhưng từ máy tính của bạn.

Lựa chọn 2: Người dùng có thể sử dụng các dịch vụ trên nền web như MailChimp, Constant Contact, Campaign Monitor,…để gửi các email nhưng dịch vụ này không cung cấp miễn phí cho người dùng.

Ngoài hai lựa chọn trên, người dùng có thể thực hiện theo giải pháp tốt hơn như cài đặt Mail Merge trong Gmail thông qua tài khoản Google Docs. Điều này hoàn toàn miễn phí và dễ dàng cài đặt. Dưới đây là từng bước cài đặt chức năng này:

Bước 1: Giả sử người dùng đã có 1 tài khoản Gmail, vào mục Contacts và tạo một Group mới. Thêm tất cả các địa chỉ liên lạc (của những người mà bạn muốn gửi email tới) vào Group này.

Bước 2: Kích vào đây để tạo một bản sao của bảng tính trong chính tài khoản Google Docs của bạn.

Bước 3: Người dùng sẽ nhìn thấy một menu “Mail Merge” mới trong Google Docs, ở gần mục “Help”. Kích vào “Import Gmail Contacts”, một cửa sổ, yêu cầu người dùng ủy quyền Google Docs truy cập tới Google Contacts của bạn, mở ra; kích Ok.

Bước 4: Thực hiện lại Mail Merge → Import Gmail Contacts và gõ tên nhóm mà người dùng đã tạo trong Gmail ở bước 1 Google Docs sẽ tự động nhập các địa chỉ liên lạc tương ứng vào bảng tính trên. Một cửa sổ thông báo đã nhập thành công địa chỉ liên lạc từ Gmail xuất hiện, ấn Ok.

Bước 5: Điền các thông tin vào các dòng trong email mẫu (nằm bên phải của hình). Thay đổi chủ đề email, nội dung email (dòng line 1-5),…

Bước 6: Kích vào Mail Merge và chọn “Start Mail Merge”. Dòng trạng thái “Pending” chuyển thành “OK” thì tất cả các mail đã được gửi đi thành công thông qua Google Docs. Bây giờ mỗi bức thư mời gửi đến sẽ có tên của từng người nhận.

Tuệ Minh
theo vnm